HRIS Enterprise Platform

Overview

HRIS Enterprise Platform merupakan sistem informasi sumber daya manusia yang dirancang untuk memusatkan proses administrasi dan pengelolaan data karyawan dalam satu platform.

Sebelum proses digitalisasi, aktivitas administrasi SDM dapat melibatkan berbagai proses dan sumber data yang terpisah. Kondisi tersebut membuat proses pencatatan, pengajuan, monitoring, dan pengelolaan informasi karyawan membutuhkan koordinasi manual dan berpotensi menimbulkan inkonsistensi data.

My Role

Product Manager

Saya terlibat dalam menerjemahkan kebutuhan bisnis dan kebutuhan pengguna internal menjadi kebutuhan produk yang terstruktur, mulai dari requirement gathering, analisis proses bisnis, penyusunan product backlog, hingga koordinasi pengembangan bersama tim terkait.

Fokus utama saya adalah memastikan solusi yang dikembangkan tidak hanya memenuhi kebutuhan administratif, tetapi juga memiliki alur yang jelas dan mudah digunakan oleh pengguna internal.

Product Scope

Platform mencakup beberapa proses utama dalam pengelolaan SDM:

• Employee Management
• Employee Data
• Attendance Management
• Leave Request
• HR Administration
• Performance Evaluation
• Workflow Management
• Reporting

Problem

Proses administrasi SDM membutuhkan pengelolaan berbagai jenis data dan aktivitas yang saling berkaitan. Ketika informasi dan proses tidak berada dalam satu sistem, pengguna harus berpindah antar proses untuk menyelesaikan pekerjaan administratif.

Beberapa kebutuhan utama yang perlu diselesaikan:

• Memusatkan informasi karyawan dalam satu sistem.
• Menyederhanakan proses administrasi SDM.
• Membuat alur pengajuan dan approval lebih terstruktur.
• Memudahkan monitoring aktivitas dan status pengajuan.
• Mengurangi ketergantungan pada proses manual.
• Menyediakan informasi yang lebih mudah diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses.

Product Approach

Saya memulai proses dengan memahami kebutuhan stakeholder dan alur kerja pengguna internal, kemudian memetakan proses tersebut menjadi kebutuhan fungsional produk.

Proses kerja meliputi:

1. Memahami business requirements dan kebutuhan pengguna.
2. Memetakan existing workflow dan pain points.
3. Menentukan kebutuhan dan prioritas fitur.
4. Menyusun product backlog dan requirement.
5. Mendefinisikan user flow dan acceptance criteria.
6. Berkoordinasi dengan tim pengembangan.
7. Melakukan review terhadap hasil implementasi.
8. Memastikan solusi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pengguna.

Key Product Decisions

Salah satu fokus utama produk adalah mengubah proses administrasi yang sebelumnya tersebar menjadi workflow digital yang lebih terstruktur.

Beberapa keputusan produk meliputi:

• Menempatkan data karyawan sebagai sumber informasi utama.
• Menghubungkan proses absensi, cuti, dan administrasi dengan data karyawan.
• Menggunakan workflow untuk proses pengajuan dan approval.
• Menyediakan status yang jelas pada setiap proses.
• Memisahkan akses berdasarkan kebutuhan dan peran pengguna.
• Menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk monitoring dan pengambilan keputusan.

Impact

Produk membantu menciptakan proses administrasi SDM yang lebih terpusat dan terstruktur.

Dengan adanya sistem terintegrasi, organisasi memiliki fondasi digital untuk mengelola data karyawan dan proses HR secara lebih konsisten, sementara pengguna internal dapat menjalankan aktivitas administratif melalui workflow yang lebih jelas.

Dampak utama yang dituju:

• Centralized employee information
• More structured HR workflows
• Better visibility of employee-related processes
• Reduced manual administrative work
• More consistent data management
• Improved operational efficiency

Reflection

Project ini memperkuat pengalaman saya dalam menerjemahkan proses bisnis yang kompleks menjadi kebutuhan produk yang dapat dipahami oleh pengguna maupun tim pengembangan.

Saya belajar bahwa pengembangan HRIS bukan hanya mengenai digitalisasi formulir atau administrasi, tetapi tentang bagaimana merancang workflow yang sesuai dengan proses organisasi, role pengguna, kebutuhan approval, serta hubungan antar-data di dalam sistem.